La optimización del presupuesto y la reducción de costos han llevado a muchas compañías a decidirse por automatizar sus procesos. Para lograrlo, la tecnología Robotic Process Automation (RPA) ha sido adoptada en numerosas organizaciones a nivel mundial y cada vez más en el Perú. Por ello, ahora es común que en ciertas oficinas encontremos computadoras trabajando sin personal que las controle, mientras el sistema descarga archivos, realiza cálculos, recibe y envía correos y salta ventanas. Con el uso de estos robots, el margen de error es casi eliminado y se actúa de forma más eficiente, alcanzando la ansiada reducción de costos, mejorando la experiencia del cliente y permitiendo una mayor calidad y control de los productos o servicios brindados.
Pese a los cuantiosos beneficios para los empleadores, la primera pregunta que muchos hacen es lógica: ¿esto reducirá puestos de trabajo? No hay una única respuesta. Sin embargo, sí se necesita una reorganización de los cargos y tareas. Por ejemplo, si antes un analista solo se dedicaba a la digitación de facturas, con el ingreso de los robots, que asumen estas tareas, el analista puede tener otras responsabilidades. Las oportunidades son ilimitadas y desarrollarlas puede elevar la satisfacción de los empleados. Delegación de tareas Con respecto al alcance en el uso de la tecnología RPA, este también es amplio. Existen procesos de back y front-office que no requieren el juicio humano para ser llevados a cabo y que consumen miles de horas de trabajo. Un robot puede manejar entre el 90% y 99% de tareas operativas, incluyendo aspectos como detracciones, retenciones, validaciones de órdenes de compra, partes de ingresos y contratos. Además de otros usos tradicionales como en auditorías de gastos, producción de reportes de desempeño y gestión de datos maestros. Por otro lado, una de las principales ventajas, es que estas labores pueden ser ejecutadas sin errores y, si los robots son instruidos correctamente, se puede garantizar el cumplimiento normativo del proceso a través de distintas validaciones y controles, evitando sanciones o multas futuras. Estos procedimientos cuentan con la trazabilidad de las actividades realizadas, con recolección de data y con el reporte de indicadores clave al final del día. Beneficio transversal
Si bien existen empresas peruanas que ya se han embarcado en la aplicación de la RPA, la mayoría aún está en fase de exploración o implementación inicial de esta tecnología. Una de las razones es que algunas compañías aún ven este tipo de cambio como un sistema aislado para las oficinas operativas y no como una experiencia transversal que ayude a conseguir la transformación digital del negocio. Por ello, quienes logren hacer esta conexión serán quienes capitalicen los beneficios más importantes de la RPA.
Finalmente, ¿vale la pena invertir en tecnología? Para tomar esa decisión, hay que observar el horizonte de la empresa, hacia dónde apunta. Se debe tener una mente abierta para redefinir el perfil del colaborador, que debe fortalecer sus funciones de análisis y pensamiento crítico con el uso de estos sistemas y no competir contra ellos. Adoptar esta tecnología es una decisión retadora, ya que no debe estar enfocada únicamente en los beneficios inmediatos, sino que, además, debe tener una mirada integral de mediano y largo plazo a la estrategia, procesos y organización de la empresa.
Por Martín Grimaldo, gerente de Consultoría de Negocios de PwC |