Vereinsinfobrief Nr. 383 Ausgabe 9/2020 13.05.2020
Aktuelle Informationen fr Vereine und gemeinntzige Organisationen
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Inhalt

1. BMF beantwortet weitere Fragen zur Coronakrise
2. Seminare fr Vereine
3. Aufbewahrungspflichten bei digitalen Belegen
4. Rund um den Vereinsinfobrief


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Hat die Kassenbon-Pflicht auch Sie berrascht?

Haben Sie sich schon mit der neu eingefhrten Kassenbon-Pflicht auseinandergesetzt? Wenn nicht, dann mssen Sie das SOFORT nachholen, denn auch Ihr Verein ist betroffen! Und Fehler knnen fr Ihren Verein sehr gefhrlich werden.

Verschwenden Sie also keine Zeit mehr, und informieren Sie sich jetzt in unserem Spezial-Ratgeber Kassenbon-Pflicht fr Vereine KLIPP und KLAR ber alle nderungen, die auch Sie und Ihren Verein betreffen.






1. BMF beantwortet weitere Fragen zur Coronakrise

Das Bundesfinanzministerium hat eine Reihe von Fragen in Zusammenhang mit der Coronakrise beantwortet.

Die FAQ Corona (Steuern) beschftigen sich u.a. auch mit Fragen der Gemeinntzigkeit. Einiges geht ber die Sonderregelungen im Schreiben vom 9.04.2000 (IV C 4 -S 2223/19/10003 :003) hinaus.

Ttigkeiten im Bereich der Coronahilfe

Alle steuerbegnstigten Krperschaften drfen sich entgegen der sonstigen Vorgaben unabhngig von ihren Satzungszwecken zur Bewltigung der Auswirkung der Coronakrise engagieren. Das Finanzamt wird aus diesen satzungsfremden Aktivitten keine negativen Konsequenzen fr die Gemeinntzigkeit ziehen. Das gilt z.B. bei Einkaufshilfen fr ltere, besonders gefhrdete Personen oder fr hilfsbedrftige Personen in huslicher Quarantne.

Dabei knnen auch Mittel des Vereins eingesetzt werden. Z.B. kann eine gemeinntzige Forschungseinrichtung vorhandene Schutzmasken unentgeltlich an gefhrdete oder betroffene Personen verteilen. In beiden Fllen ist eine vorherige nderung der Satzung dazu nicht erforderlich.

Entgeltliche Ttigkeiten

Viele gemeinntzigen Einrichten helfen mit Personal, Rumlichkeiten, Sachmitteln oder anderen Leistungen, die fr die Bewltigung von Auswirkungen der Corona-Krise notwendig sind, und werden dafr behalt. Steuerlich ist diese wirtschaftliche Aktivitt eigentlich nur dann begnstigt, wenn in der Satzung ein entsprechender Zweck, wie zum Beispiel die Frderung des ffentlichen Gesundheitswesens und der ffentlichen Gesundheitspflege beziehungsweise der Verhtung und Bekmpfung von bertragbaren Krankheiten, genannt ist. Angesichts der Auswirkungen der Corona-Krise werden die Finanzmter es nicht beanstanden, wenn bei steuerbegnstigten Krperschaften, die sich in die Bewltigung der Corona-Krise einbringen, ein derartiger Zweck in den Satzungen nicht aufgefhrt ist.

Unabhngig davon, ob die Einrichtung tatschlich einen entsprechenden steuerbegnstigten Zweck, wie beispielsweise die Frderung des ffentlichen Gesundheitswesens oder die Frderung mildttiger Zwecke in ihre Satzung aufgenommen hat, knnen entgeltliche Bettigungen zur Bewltigung der Auswirkungen der Corona-Krise bis zum 31. Dezember 2020 dem steuerbegnstigten Zweckbetrieb zugeordnet werden und unterliegen dem ermigten Umsatzsteuersatz. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine gemeinntzige Forschungseinrichtung einem Krankenhaus vorhandene Schutzmasken gegen Entgelt zur Verfgung stellt. Die Einnahmen aus dieser Ttigkeit knnen dann dem steuerbegnstigten Zweckbetrieb zugeordnet werden.

Diese umsatzsteuerbaren berlassungen von Sachmitteln und Rumen sowie von Arbeitnehmern knnen unter den weiteren Voraussetzungen des 4 Nummer 14, 16, 18, 23 und 25 des Umsatzsteuergesetzes als eng verbundene Umstze der umsatzsteuer-begnstigten Einrichtungen untereinander umsatzsteuerfrei sein. Fr die Anwendung der genannten Umsatzsteuerbefreiungen ist eine Anerkennung als gemeinntzige Einrichtung nicht erforderlich.

Mittelverwendung

Knnen wegen der Coronakrise Mittel nicht zeitnah verwendet werden regelmig gilt die Verwendung bis zum Ende des bernchsten Jahrs nach Zufluss als zeitnah bercksichtigt das Finanzamt die Auswirkungen der Coronakrise.

Gemeinntzige Einrichtungen erhalten damit mehr Zeit als gewhnlich zur Verwendung der angesammelten Mittel. Die jetzt im Jahr 2020 eigentlich fr einen bestimmten Zweck zur Verwendung vorgesehenen Mittel mssen also nicht irgendwie anderweitig verwendet werden, nur damit der Status der Gemeinntzigkeit erhalten bleibt.

Auflsung von Rcklagen

Eine gemeinntzige Einrichtung kann in der Vergangenheit gebildete Rcklagen, wie zum Beispiel zur Wiederbeschaffung von Wirtschaftsgtern, ohne Gefhrdung der Gemeinntzigkeit auflsen und verwenden, um die negativen Auswirkungen der Corona-Krise finanziell abzumildern.

Beitragsrckerstattungen

Eine Rckzahlung von Beitrgen an Mitglieder oder eine Befreiung der Mitglieder von Beitragszahlungen ist rechtlich grundstzlich nur dann zulssig, wenn dies in den Satzungsbestimmungen oder der Beitragsordnung des Vereins mit aufgenommen ist. Auch wenn die aktuellen Satzungsbestimmungen oder Beitragsordnungen die Rckzahlung von Beitrgen an durch die Coronakrise wirtschaftlich in Not geratene Mitglieder beziehungsweise die Befreiung dieser Mitglieder von Beitragszahlungen nicht zulassen, ist eine solche Rckzahlung oder eine solche Befreiung ausnahmsweise bis zum 31. Dezember 2020 unschdlich fr die Gemeinntzigkeit.

Der Verein muss sich die von dem Mitglied geltend gemachte, durch die Corona-Krise bedingte wirtschaftliche Notlage nicht nachweisen lassen. Einen bereits geleisteten Mitgliedsbeitrag zurckzuzahlen oder auf einen noch ausstehenden Mitgliedsbeitrag deswegen zu verzichten, weil das Angebot der Krperschaft aufgrund der Corona-Krise nicht erbracht werden kann (zum Beispiel aufgrund ausgefallener bungsstunden oder nicht durchgefhrter Sportkurse) ist nicht zulssig.

Beitragsrckerstattungen

Viele Kultur- oder Sportveranstaltungen mssen wegen der Corona-Krise abgesagt und bereits bezahlte Ticketpreise erstattet werden. Verzichtet ein Ticketinhaber einer Kultur- oder Sportveranstaltung bei deren Absage aufgrund der Auswirkungen der Corona-Krise schrift-lich oder per E-Mail auf die Auszahlung einer Erstattung, kann der Veranstalter ihm in dieser Hhe eine Spendenquittung ausstellen, wenn:

  • die Veranstaltung von einer gemeinntzigen Einrichtung organisiert wurde,
  • die Spende zu steuerbegnstigten Zwecken verwendet wird und
  • mit der Spende keine Gegenleistung (zum Beispiel in Form eines Gutscheins, eines Tickets fr einen Ersatztermin oder eineranderweitigen Gegenleistung an den Ticketinhaber) verbunden ist.

Die schriftliche oder per E-Mail erteilte Verzichtserklrung des Ticketinhabers ist mit dem Doppel der ausgestellten Spendenquittung in den Unterlagen des Ausstellers der Spendenquittung zu dokumentieren.

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2. Seminare fr Vereine



Wir haben die Prsenseminare bis auf Weiteres ausgesetzt und unser Angebot an Online-Seminaren ausgeweitet.


Buchfhrung fr Vereine II: Praktische Buchfhrung
19. Mai 2020

Digitalisierte Freiwilligenarbeit
27. Mai 2020

Die Steuerklrung bei gemeinntzigen Vereinen
3. Juni 2020

Zeitnahe Mittelverwendung und Rcklagenbildung
10. Juni 2020

Vergtungen und Aufwandsersatz im Ehrenamt
18. Juni 2020

Haftung im Verein: Risiken kennen und minimieren
22. Juni 2020

>> Infos und Anmeldung

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3. Aufbewahrungspflichten bei digitalen Belegen

Immer wieder gibt es in Vereinen Unsicherheiten beim Umgang mit Rechnungen in digitaler Form. Wir haben die Vorgaben der Finanzverwaltung im Folgenden zusammengestellt.

Die Bundesfinanzverwaltung hat dazu detaillierte Vorschriften erlassen (Bundesfinanzministe-rium; 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001).


Digitale Fremdbelege

Eingehende elektronische Rechnungen und Buchungsbelege mssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulssig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschrnkt wird und keine inhaltlichen Vernderungen vorgenommen werden.

Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z.B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei), mssen die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufbewahrt werden.


Eigenbelege

Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Dokumente (z.B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen) sind im Ursprungsformat aufzubewahren.

Es wird aber nicht zu beanstandet, wenn elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Rechnungen nur in Papierform aufbewahrt werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist zulssig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschrnkt wird und keine inhaltliche Vernderung vorgenommen wird.


Scannen von Papierbelegen

Papierdokumente werden durch die bildliche Erfassung (Scannen) in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Verein sollte dazu eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

  • wer erfassen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z.B. beim Posteingang),
  • welches Schriftgut erfasst wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche bereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualittskontrolle auf Lesbarkeit und Vollstndigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern erfolgt

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhngig von der Komplexitt und Diversifikation der Geschftsttigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystem.

Aus Vereinfachungsgrnden (z.B. bei Belegen ber eine Dienstreise im Ausland) darf eine durch mobile Gerte (z.B. Smartphones) im Ausland erfolgen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. Eine vollstndige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbetr-ge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).

Fr Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich. Im Anschluss an den Erfassungsvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Das heit, insbesondere drfen nach der Digitalisierung auf den Papierbelegen keine Bemerkungen, Ergnzungen usw. vermerkt werden, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. Erfolgt aus organisatorischen Grnden nach der Digitalisierung eine weitere Bearbeitung des Papierbelegs, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut erfasst und ein Bezug zur ersten elektronischen Fassung des Dokuments hergestellt werden (gemeinsamer Index).

Nach der bildlichen Erfassung drfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufbewahrt werden mssen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Mglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprfbarkeit nicht beeintrchtigen.

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4. Rund um den Vereinsinfobrief

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